La mise en place de contrôles dans une entreprise en démarrage

La mise en place de contrôles dans une entreprise en démarrage

Voici le tableau. Vous venez de remporter votre premier round de financement et votre entreprise est sur sa lancée, les coffres bien garnis. Il y a de l’argent en banque, et c’est maintenant à la direction d’entrer dans le ring pour protéger les actifs et veiller à ce que les fonds soient utilisés judicieusement. C’est là que les contrôles internes entrent en jeu.

J’ai souvent l’occasion de constater que les entrepreneurs négligent de mettre l’accent sur les contrôles internes, jugeant que leur ajout aux systèmes en place alourdit les procédures. Pourtant, des contrôles efficaces ne s’ajoutent pas aux procédures, ils s’y intègrent et en assurent l’efficience.

Chaque entreprise possède ses propres contrôles et procédures, selon les produits ou les services qu’elle offre.

Les contrôles internes revêtent deux principales caractéristiques : la prévention et la détection. Les contrôles préventifs servent à éviter le mauvais usage des actifs de l’entreprise, tandis que les contrôles de détection servent à déceler de tels usages après le fait. Intégrés aux activités quotidiennes de l’entreprise, ces deux types de contrôles peuvent efficacement assurer l’efficience de l’environnement d’exploitation.

Les contrôles préventifs visent à éviter les erreurs. Pour atteindre cet objectif, la direction doit les intégrer proactivement à ses procédures, et ce, dès le départ.

La séparation des tâches, par exemple, est un contrôle préventif courant. Selon ce principe, les fonctions d’autorisation, d’enregistrement et de garde ou de manutention doivent être confiées à des personnes différentes. Ainsi, la personne qui paie les factures (manipulation d’argent) ne doit pas faire le rapprochement bancaire également. La prudence exige aussi que la personne qui produit les chèques ne soit pas celle qui les signe ou, si ce n’est pas pratique, qu’il y ait au moins deux signataires.

Un autre contrôle préventif commun consiste à exiger une autorisation écrite avant un achat. Même une mesure aussi simple que la numérotation des chèques et des factures facilite le contrôle des produits et des charges, et aide à prévenir les erreurs, la fraude, et l’occurrence d’opérations fictives.

Les contrôles de détection, comme je l’ai mentionné plus tôt, sont des mécanismes qui servent à repérer les erreurs déjà commises. Ils contribuent à assurer la qualité de l’information financière, car, sans eux, comment savoir si cette information est exacte et avoir la certitude qu’il n’y a pas de fraude en interne? Et, comme chacun le sait, la qualité de l’information financière influence les investisseurs.

Les réunions de direction mensuelles sont un autre bon exemple de contrôles de détection. Ne vous est-il pas arrivé souvent, entre cofondateurs, de passer en revue les écarts budgétaires en tentant de les expliquer? Il s’agit là d’une forme de contrôle de détection, car il survient après le fait et aide la direction à repérer les erreurs.

Les entreprises en démarrage qui ont un bon système de tenue de livre se fient aussi au rapprochement bancaire comme outil de contrôle de détection. Il permet en effet au comptable de voir s’il y a eu des opérations inhabituelles au cours de la période.

Enfin, pour être efficaces, les contrôles doivent être documentés et communiqués à toute l’organisation. Ils doivent être revus périodiquement et ajustés au besoin. Leur application uniforme, sans faire d’exceptions, assure leur utilisation efficiente et la meilleure protection possible des actifs de l’entreprise.

En plus de favoriser une saine gestion financière, l’établissement d’un système de contrôles internes aide l’entreprise à être encore plus efficiente. Les contrôles internes contribuent à prévenir et à détecter la fraude en temps opportun. Si elle veut mettre hors de combat les risques d’erreur, la direction doit mettre en place les contrôles adéquats — et elle a tout à gagner à le faire en entrant sur le ring!

Matthew Blostein, CPA, CA
Gérant