Le recouvrement : rester maitre de la situation

Le recouvrement : rester maitre de la situationDe nos jours, il est plutôt rare qu’une entreprise n’accorde aucun crédit à ses clients pour qu’ils achètent ses produits ou services. En règle générale, le délai de paiement est de trente jours et il arrive qu’un paiement hâtif donne droit à un escompte. Sur papier, cet arrangement est d’une simplicité enfantine. Dans les faits, toutefois, des situations parfois très délicates surviennent. En effet, que faire si un client ne paie pas à la date convenue? Lui facturer des intérêts jusqu’à ce qu’il paie? Alors qu’arrive-t-il si, au bout de trente jours encore, il ne paie toujours pas? Si le travail a été fait dans les règles, où est le problème? direz-vous. Puis passent encore trente jours, et trente autres… Ce scénario est familier? Il l’est, hélas! pour de nombreux propriétaires d’entreprise.

La gestion des comptes clients est une composante extrêmement importante des affaires. Voici une liste de points à prendre en considération pour bien s’outiller en la matière :

  • Disposez-vous d’une politique ou entente écrite, signée par le client, indiquant qu’il accepte les modalités du crédit? Un tel document serait indispensable s’il vous fallait un jour entreprendre une action en justice.
  • Votre personnel comprend-il la politique de la maison et est-il capable de l’expliquer clairement à vos clients? Fournir la mauvaise information aux clients pourrait mener à d’éventuelles contestations et enclancher une guerre que vous ne pourriez pas gagner.
  • Disposez-vous d’une procédure de suivi des comptes en souffrance? Les appels et courriels de recouvrement sont un mal nécessaire. Ils rendent certes mal à l’aise, mais tout travail mérite paiement et la moindre des choses est bien d’accorder la même valeur à son propre travail que les clients. Le premier appel vise à savoir si le client a reçu la facture. Le second, à demander où il en est avec le paiement. Une lettre demandant paiement serait la prochaine étape et, si rien de tout cela ne fonctionne, peut-être le moment est-il venu de se tourner vers tribunaux. Prendre bonne note de toutes les tentatives de recouvrement étayera une éventuelle action en justice entreprise contre un mauvais payeur. Si c’est un employé qui fait les démarches de recouvrement, il doit être bien préparé, avoir un script sous la main et se comporter correctement. Une démarche de recouvrement maladroite peut faire perdre un client.

Plus la procédure de paiement est simple, plus les chances de se faire payer sont élevées. L’argent comptant, un chèque, une carte de crédit, un transfert électronique de fond (TEF) et Apple Pay sont les modes de paiement les plus courants. Certains comportent des frais, mais ils peuvent être incorporés dans les prix.

En Ontario, on ne peut pas attendre des années avant de faire appel à la justice. Après deux ans, un compte en souffrance est réputé éteint. Par conséquent, les chances d’être payé après ce délai sont vraiment très minces. En mode recouvrement, la diligence s’impose.

Mieux les comptes clients sont tenus, meilleures sont les entrées de trésorerie. L’avantage? Une ligne de crédit allégée, un réinvestissement plus rapide dans l’entreprise et une position concurrentielle avantageuse. De bonnes procédures et politiques en matière de recouvrement aident à rester maitre de la situation.