Organisez vos fichiers électroniques en vue d’un premier audit (ou aide-mémoire pour le prochain audit)

Organisez vos fichiers électroniques en vue d’un premier audit

Tous les auditeurs chevronnés ont eu affaire à un dossier d’audit mal organisé à un moment donné. Je me rappelle d’une telle situation. J’avais reçu des centaines de documents provenant d’un peu partout autour du monde, tous en langues et en devises différentes, et présentés en format JPEG, c’est-à-dire dans lesquels il était impossible de faire des recherches. L’agent de liaison du service des finances de l’organisation nous avait remis une clé USB contenant tous les documents. C’est ainsi que quatre jours de travail sur place se sont transformés en plus de deux semaines.

Comme cet agent de liaison, vous ne comprenez peut-être pas pourquoi il faut que les documents soient bien organisés. Après tout, vous fournissez toute l’information demandée par les auditeurs. Ce n’est pas la bonne mentalité à adopter. Le manque d’organisation fera grimper les heures facturables, et ensuite, assurez-vous d’être assis lorsque vous recevrez la facture de l’audit de vos états financiers.

5 choses à faire avant l’arrivée de l’auditeur

Préparer une liste maîtresse

Les auditeurs chevronnés fournissent toujours une liste maîtresse des documents qu’ils examineront. Cette liste comprend tant les documents généraux (p. ex. les feuilles de travail préparées à l’interne) que les documents précis (p. ex. les pièces justificatives). Lorsque vous recevrez les exemples de documents, prenez le temps d’attribuer un numéro de référence à chaque élément. Imprimez cette liste, et l’auditeur l’utilisera à titre de copie maîtresse. S’il y a des cas inhabituels ou des renseignements supplémentaires à fournir concernant un élément donné de la liste, c’est l’occasion d’ajouter une ou deux lignes d’explications à ce sujet dans une section réservée aux commentaires.

Établir des conventions d’appellation

Tirez encore davantage profit de la liste maîtresse en reprenant les mêmes numéros de référence de la liste dans tous les noms des fichiers. Par exemple, si l’auditeur veut voir la facture, le relevé de frais et le chèque oblitéré pour un élément, vous devez soit les fusionner en un seul document, soit les sauvegarder dans le même dossier. Assurez-vous d’utiliser le numéro de référence dans le nom du fichier. Il y a de nombreux documents différents pour chaque niveau de l’organisation, mais dans la mesure où la méthode employée est simple, l’auditeur sera satisfait.

Apparier les documents

En ce qui concerne le dossier mal organisé mentionné précédemment, il a presque été impossible de débroussailler l’information car il y avait des devises étrangères, plusieurs langues et jusqu’à cinq factures composant un élément échantillonné. Toutes les fois qu’il y a plus d’un document pour un élément, prenez le temps de créer une page couverture qui sert de table des matières pour le fichier PDF et sur laquelle vous présentez les montants de chaque facture.
S’il y a des factures libellées en devises étrangères, assurez-vous que la page couverture donne le montant de la facture, le taux de change utilisé et le montant dans la monnaie de présentation des états financiers. Il est encore mieux si vous fournissez les documents à l’appui du taux de change choisi.

Convivialité

La convivialité est la synthèse des points précédents. L’objectif consiste à rendre le tout le plus clair possible pour l’auditeur. Plus facilement l’auditeur arrive à se retrouver, mieux se déroule l’audit, moins de fois il a besoin d’explications et plus rapidement il termine le travail et vous rend vos états financiers définitifs.

Être proactif

Demandez à l’auditeur à l’avance quels documents il veut examiner. Lorsque toute l’information est préparée et organisée avant l’arrivée de l’auditeur, l’audit se déroule sans heurts.

Matthew Blostein, CPA, CA
Welch LLP