Politique de protection des renseignements personnels

Les renseignements qui suivent exposent notre politique de protection des renseignements personnels

Engagement à l’égard de la protection des renseignements personnels

Welch LLP s’engage à protéger les renseignements personnels de sa clientèle. Le cabinet met tout en œuvre pour protéger les renseignements personnels et se conformer aux lois canadiennes et provinciales en la matière. Welch démontre son engagement en désignant une personne responsable de ses pratiques en matière de traitement des renseignements personnels et des données; du respect rigoureux de ses politiques et pratiques en la matière; et de la transparence à cet égard.

La bonne compréhension du respect des principes généraux de protection des renseignements personnels qui régissent la manière dont sont recueillis, utilisés et communiqués ces renseignements est importante pour Welch.

Que sont les renseignements personnels?

Les renseignements personnels désignent toute information qui permet d’identifier une personne en particulier; par exemple, son nom, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse courriel, son âge, son sexe, son état civil, des renseignements sur sa santé ou ses finances, ses opinions ou encore une photo. Le titre ou le rôle d’une personne au sein d’une organisation, son adresse professionnelle et son numéro de téléphone au travail ne sont pas considérés comme étant des renseignements personnels.

Quels types de renseignements personnels collectons-nous?

Nous collectons et tenons à jour les renseignements personnels concernant notre clientèle, notre personnel et les personnes qui postulent à un poste chez nous, par exemple :

  • les informations d’identification telles que la date de naissance, le lieu de naissance ou de résidence, le genre ou le numéro d’assurance sociale;
  • les coordonnées telles que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse courriel et toute autre coordonnée;
  • les renseignements sur le crédit, les finances et le paiement;
  • l’information médicale;
  • les antécédents de travail;
  • les études, attestations et certificats;
  • l’information sur la famille;
  • l’adhésion à une association professionnelle ou un ordre professionnel.

Pourquoi collectons-nous des renseignements personnels et à quoi servent-ils?

Nous collectons et utilisons certains renseignements personnels, car ils nous sont nécessaires pour exercer nos activités, notamment pour :

  • fournir les services demandés;
  • soutenir notre processus de dotation et de sélection d’entreprises sous-traitantes;
  • encaisser les paiements et les traiter;
  • communiquer de l’information sur nos produits et nos services;
  • nous conformer aux lois et aux règlements, par exemple la Loi de l’impôt.

Consentement

Nous ne collectons aucun renseignement personnel qui vous concerne sans votre consentement. Lorsque nous demandons des renseignements personnels, nous précisons à quelles fins. Ainsi, la personne sait exactement pourquoi nous en avons besoin et comment nous les utilisons. Si nous avons besoin de renseignements à d’autres fins, nous ferons une nouvelle demande de consentement.

Nous ne collectons aucun renseignement sur les enfants de moins de 18 ans sans le consentement d’un parent ou d’une personne tutrice.

En accordant votre consentement, vous acceptez que Welch collecte, utilise et communique les renseignements personnels vous concernant de la façon indiquée dans sa politique de protection des renseignements personnels. Il est possible de modifier ou de retirer ce consentement à tout moment.

Limite à la collecte de renseignements personnels

Nous ne collectons que les renseignements nécessaires aux fins indiquées, par des moyens justes et légaux. Nous les collectons directement auprès de la personne concernée, à moins d’indication contraire de sa part ou de la part d’une personne désignée qui agit en son nom. La collecte auprès d’autres sources pourrait avoir lieu si la loi l’autorisait; par exemple, si les renseignements en question étaient accessibles au public.

Avec qui partageons nous nos renseignements?

Nous ne transmettons aucun renseignement personnel qui vous concerne sans que vous y ayez consenti, sauf si la loi l’exige et seulement en cas de nécessité. Afin de soutenir la prestation de nos services, nous pourrions engager des tierces parties et leur transmettre certains renseignements. Le cas échéant, ces tierces parties seraient tenues de fournir un degré de protection des renseignements personnels comparable à celui que nous procurons en vertu de nos politiques et de nos pratiques en la matière.

Nous n’engageons aucun renseignement personnel avec des tierces parties pour leur permettre de commercialiser leurs produits ou leurs services, et nous ne les leur transmettons pas – y compris ceux qui vous concernent.

Comment protégeons-nous les renseignements?

Pour protéger les renseignements personnels qui vous concernent, nous :

  • mettons en œuvre des mesures physiques, administratives et technologiques pour empêcher leur vol, leur utilisation, leur copie, leur modification ou leur élimination non autorisés, ou pour empêcher qu’on y accède;
  • mettons en œuvre, en tout temps, des mesures additionnelles qui complémentent la sécurité du bâtiment, par exemple en utilisant des caméras de surveillance aux entrées et aux sorties de nos bureaux pour empêcher le vol et l’accès physique non autorisé;
  • restreignons l’accès aux fichiers de renseignements personnels;
  • adoptons des politiques et des pratiques en matière de sécurité interne;
  • détruisons de manière sûre les renseignements personnels qui vous concernent lorsqu’ils ne sont plus nécessaires ou exigés par la loi;
  • offrons à notre personnel une formation approfondie, et formons et sensibilisons nos entreprises sous-traitantes et toute autre tierce partie qui nous procure des services dans le cadre de nos activités.

Combien de temps conservons-nous les renseignements?

Nous conservons les renseignements personnels qui vous concernent aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel nous les avons collectés, et comme l’exige la loi. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires sont détruits par des moyens de destruction sûrs et appropriés, tels que le déchiquetage sécurisé du papier ou la suppression permanente des fichiers électroniques.

Où conservons-nous les renseignements?

Les renseignements personnels qui vous concernent sont stockés sur des serveurs au Canada, par des entreprises fournisseuses de services qui ne sont pas autorisées à accéder aux renseignements personnels qui vous concernent. Elles sont en outre assujetties à nos politiques en matière de protection des renseignements personnels.

Vos options / désabonnement

Toute personne inscrite sur la liste d’envoi de nos bulletins peut se désabonner en tout temps pour ne plus recevoir de courriels. Il lui suffit de cliquer sur le bouton servant à annuler son inscription, dans la communication reçue pour que cesse l’envoi des communications de Welch.

Il est possible de retirer son consentement à l’utilisation des renseignements personnels que Welch a collectés. Il est également possible de demander accès à ses renseignements personnels dans le but d’en vérifier l’exactitude.

Mise à jour de vos renseignements personnels

Nous mettons tout en œuvre pour assurer l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements personnels qui nous sont confiés, ainsi que leur mise à jour. Cela dit, nous nous attendons à ce que les personnes qui nous fournissent des renseignements personnels s’assurent également de fournir l’information nécessaire pour les mettre à jour.

Accès aux renseignements personnels vous concernant

Dans les limites du raisonnable, vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous possédons à votre sujet, ainsi que la possibilité de les corriger ou de les mettre à jour en en faisant la demande écrite à la personne responsable de la protection des renseignements personnels (voir plus loin). Nous répondons aux demandes à cet égard dans les 30 jours.

Nous pourrions ne pas pouvoir répondre à certaines demandes si la transmission des renseignements demandés était interdite par la loi ou si elle entrainait la divulgation de renseignements personnels qui concernent d’autres personnes.

Questions

Pour toute question à propos des pratiques de Welch en matière de protection des renseignements personnels ou sur sa politique de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec la personne responsable de la conformité aux lois sur la protection des renseignements personnels en écrivant à [email protected], en composant le 613-236-9191 ou en écrivant à :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Welch LLP

123, rue Slater, bureau 300

Ottawa (Ontario)  K1P 5H2

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